|
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ ngày nay, vấn đề chuyển đổi quy trình làm việc thủ công sang quy trình kỹ thuật số với các giải pháp số hóa tài liệu là điều rất cần thiết cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu cách KOMI Doc hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thích ứng với quy trình chuyển đổi kỹ thuật số như thế nào. Kết nối doanh nghiệp với quy trình quản lý kỹ thuật số nhờ vào nền tảng số hóa tài liệu Ngày nay, các doanh nghiệp luôn phải chịu áp lực từ việc duy trì lợi thế cạnh tranh và cung cấp những trải nghiệm tốt nhất nhằm đáp ứng nhu cầu không ngừng thay đổi của khách hàng để từ đó tạo ra nhiều nguồn lợi doanh thu thay thế. Yếu tố thúc đẩy sự cạnh tranh ngày càng gay gắt này chính là vì sự phát triển gia tăng của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trong thời kỳ đại dịch. Điều này buộc các doanh nghiệp phải thay đổi về phương thức cung cấp dịch vụ, đó cũng là lý do mà các ngành như ngân hàng hay hàng không đều tiên phong trong việc tận dụng dịch vụ kỹ thuật số để mở rộng quy mô doanh nghiệp. Do đó, việc nắm bắt những cơ hội mà công nghệ số hóa tài liệu mang lại đang trở nên cực kỳ quan trọng, đặc biệt là khi các công ty đã phát triển trong lĩnh vực kỹ thuật số có lợi nhuận cao hơn 26% so với các công ty khác. Lợi ích của việc chuyển đổi sang công nghệ kỹ thuật số Khi công nghệ số hóa dần trở thành mẫu số chung cho tất cả các ngành công nghệ đột phá mới, sự chuyển đổi từ quản lý tài liệu giấy sang quản lý tài liệu theo phương thức kỹ thuật số sẽ giúp mang lại nhiều giá trị hơn và tạo ra các mô hình quản lý kinh tế hiệu quả hơn. Trực tiếp giải quyết đa dạng nhiều vấn đề thách thức và phức tạp mà các công ty phải đối mặt trong việc rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí dành cho các quy trình mà lẽ ra có thể được vận hành tốt hơn, động lực hướng tới chuyển đổi kỹ thuật số sẽ giúp mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi thế và nguồn thu lợi nhuận hiệu quả hơn. Nghiên cứu cho thấy, người ta ước tính rằng mỗi nhân viên mất 14,000 đô la năng suất hàng năm cho một nhiệm vụ đơn giản là tìm tài liệu. Chi phí lao động trong việc sắp xếp tài liệu, làm mất tài liệu quan trọng, tìm kiếm các tài liệu thất lạc và sao chép tài liệu sẽ chỉ góp phần làm giảm đi tính hiệu quả của các phương pháp xử lý tài liệu hiện có. Với mục tiêu tiết kiệm chi phí hoạt động được đặt lên mối ưu tiên hàng đầu, việc chuyển đổi sang quản lý dữ liệu trên nền tảng đám mây an toàn chính là chìa khóa để thúc đẩy sự phát triển cho mọi doanh nghiệp – số hóa tài liệu và quản lý tài liệu tự động chính là giải pháp kinh doanh năng động giúp mang lại một quy trình hiệu quả hơn. Thức đẩy không gian làm việc kỹ thuật số với KOMI Doc Là giải pháp hỗ trợ quy trình làm việc được thiết kế để giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình kinh doanh, nền tảng đám mây KOMI Doc của Konica Minolta có khả năng cải thiện độ chính xác và sự thành thạo trong quá trình xử lý tài liệu mà vẫn duy trì được tính bảo mật. Nền tảng bao gồm các mô-đun phụ được tích hợp sẵn như KOMI IWS, KOMI Sync, KOMI Doc Office Manager và KOMI Search, hệ thống quản lý tài liệu trên đám mây này giúp loại bỏ các quy trình phức tạp và đầy thách thức liên quan đến việc quản lý tài liệu giấy. Cung cấp nhiều tính năng nâng cao, giải pháp số hóa tài liệu này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc cải thiện những gián đoạn hiện có và mang lại năng suất cao hơn. 1..Mức độ tự động hóa tối ưu Một trong những tính năng nâng cao của KOMI Doc chính là chức năng “Đăng ký tài liệu và thư mục”. Chức năng này sẽ hỗ trợ trong việc gửi cảnh báo tức thời mỗi khi có thay đổi đối với tài liệu hoặc thư mục mà người dùng đã đăng ký. Ngoài ra, người dùng còn có thể đặt lời nhắc hàng tuần và thiết lập các đường dẫn an toàn đến một tệp cụ thể và gửi qua email. Nhờ vậy mà việc giám sát tiến độ dự án, giám sát trong thời gian thực và theo dõi các chỉnh sửa sẽ trở nên dễ dàng hơn. Một tính năng nâng cao khác nữa mà nền tảng này mang lại đó chính là “Ứng dụng dành cho thiết bị di động” – cho phép truy xuất các tài liệu đã lưu trữ trong vòng vài giây, để nhân viên có toàn quyền truy cập 24/7 vào các tài liệu của công ty và hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. 2. Cải thiện quy trình giao tiếp và làm việc KOMI Doc thu thập và lưu trữ tất cả các tài liệu giấy và điện tử trong một nền tảng đám mây tập trung và an toàn. Điều hướng dựa trên web và công cụ tìm kiếm tối ưu có thể thâm nhập vào hệ sinh thái này để định vị tài liệu ngay lập tức. Tính năng cộng tác cũng được cải thiện với công cụ cộng tác thông minh của KOMI Doc – hỗ trợ gửi lời mời chỉnh sửa, đánh giá và nhận xét cho nhiều người dùng trong không gian làm việc trực tuyến an toàn. Theo thời gian thì sự giảm sút 21,3% trên năng suất tổng thể của nhân viên cho các vấn đề về tài liệu sẽ được cải thiện một cách tự nhiên. 3. Quy trình tự động hóa giúp nâng cao năng suất hiệu quả Bằng cách sử dụng trình hướng dẫn tích hợp, các quy trình làm việc tùy chỉnh sẽ được tạo ra để tăng tốc độ xử lý tài liệu. Các công việc có thể được tự động chuyển đến một thành viên hoặc bộ phận phụ trách qua công cụ “Trình quản lý quy trình làm việc” của KOMI Doc, giúp tiết kiệm thời gian quay vòng cho việc chuẩn bị và phê duyệt tài liệu. Tăng tốc chuyển đổi kỹ thuật số với các giải pháp quản lý tài liệu Với KOMI Doc, doanh nghiệp có thể giảm thiểu tổn thất năng suất do quản lý tài liệu thủ công. Chuyển đổi một cách hiệu quả từ quy trình quản lý tài liệu giấy sang quy trình làm việc kỹ thuật số tự động nhờ giải pháp số hóa tài liệu sẽ giúp mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Để biết thêm thông tin về các giải pháp kinh doanh của Konica Minolta, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi ngay hôm nay.
|
